Как написать предложение о сотрудничестве

Написанием предложений о сотрудничестве в большинстве своем занимаются специалисты, так или иначе задействованные в структурах развития компании. Зачастую письма, содержащие подобные, предложения заверяются личной подписью директора или как минимум начальника отдела. Важно помнить, что при написании необходимо учитывать статус адрес получателя: каждая должность предусматривает различное обращение, будь то начальник, секретарь, менеджер или простой работник.

Письмо стоит адресовать непосредственно начальнику предприятия, ответственному за закупки, или менеджеру по продажам. В любом случае само решение о дальнейшем сотрудничестве сможет принять лишь непосредственное начальство, обладающее соответствующими полномочиями.

К сожалению, многие не понимают всей важности предложения о сотрудничестве и игнорируют его. Но это колоссальная ошибка, ведь конкуренция в бизнесе охотничьих товаров велика, и если не вы, то ваш конкурент наверняка уже составил более привлекательное письмо, и потенциальные клиенты постепенно становятся его постоянными покупателями.

Необходимая последовательность ПС

  • Тема. Очень часто получатель письма, содержащего предложение о сотрудничестве, имеет в своем распоряжении крайне мало времени. Именно поэтому не стоит рассчитывать на то, что потенциальный клиент станет тщательно и внимательно изучать написанное. Необходимо руководствоваться самым жестким исходом, при котором будет бегло просмотрена тема письма. Поэтому именно тема должна заинтриговать, содержать посыл, побуждающий прочесть предложение до конца. Работе с письмом следует уделить особое внимание, а не имея другой возможности, необходимо протестировать тему на коллегах или других сотрудниках компании.
  • Животрепещущие проблемы. Сразу после темы письма, следует затронуть за живое, приведя актуальные проблемы, с которыми ежедневно сталкивается адресат. Они должны быть приведены в начале текста – это очередной крючок, заставляющий читать письмо дальше.
  • Способы решения. После описания самих проблем, нужно описать и возможные способы их успешного разрешения, с которыми может помочь партнерство вашей компании или ее услуги.
  • Цена услуг. Многие специалисты не рискуют точно указать стоимость услуг в предложении о сотрудничестве, полагая, что она окажется слишком высокой или, наоборот, низкой. Не следует решать за кого-то в подобных вопросах. Нужно оценить свои услуги и предоставить адресату решать, соответствует ли предложенная цена ожиданиям. Важно привести соответствующее обоснование цен.
  • Побуждение к действию. Целью предложения о сотрудничестве не может быть лишь информация к размышлению. В результате прочтения письма клиент должен иметь четкий план действий. Необходимо направить его для совершения звонка, посещения офиса, написания письма на электронную почту. Здесь же необходимо подчеркнуть срочность предложения, особенно выделяя скидки, ограниченный срок и тому подобное.
  • Контактные данные. Помимо собственного номера телефона и адреса электронной почты, стоит указать варианты корпоративной связи, skype, whatsapp и прочее.
  • Число. Желательно указать дату во избежание путаницы при дальнейшей переписке или других возможных исправленных или дополненных предложениях.
  • Подпись. При написании предложения в электронном виде имя и должность адресанта должны быть указаны в начале письма, для уточнения ситуации. В случае с бумажным вариантом, эта информация также необходима, но должна быть приведена в конце документа.
  • Аккуратность оформления. Предложение о сотрудничестве является официальным документом, поэтому точность оформления должна быть соблюдена. Желательно использование стандартных шрифтов, таких как Times New Roman, привычных размеров. Абзацы следует начинать с красной строки, интервал между абзацами можно увеличить, делая текст более читабельным.
  • Проставить номера страниц. Это особенно актуально в случае, если документ обширен и состоит из множества страниц. Нумерация позволит избежать путаницы и оставит благоприятное впечатление.

Четкое и грамотное написание предложения о сотрудничестве не является окончательной целью. Письмо должно вызвать интерес, побудить клиента позвонить. Если этого не происходит, необходимо совершить звонок самостоятельно с целью узнать вызвало ли предложение интерес. В случае отрицательного результата нужно выяснить причину и попытаться устранить ее. В качестве команды для тестирования стоит задействовать коллег по работе, а также непосредственное начальство и прочих сотрудников.

 

Что еще необходимо учесть

  • Бланк. Хоть использование официального бланка и не является обязательным требованием к составлению предложения о сотрудничестве, использование фирменного бланка компании поможет сделать документ более официальным и сможет явиться дополнительным стимулятором к прочтению.
  • Корректное обращение. Стоит заранее выяснить должность и социальный статус адресата. Это поможет не совершать глупых ошибок, в нужном случае обратиться по имени-отчеству, выбрать правильный тон письма.
  • Благодарность авансом. Если поблагодарить адресата заранее, то этот нехитрый ход поможет расположить его к себе без лишних усилий. Вежливость всегда оказывает положительное впечатление.
  • Стиль и настроение. Многие предложения портит излишняя шаблонность. Такие клише как «позвольте предложить», «надеюсь вас заинтересует предложение», «ждем вашего ответа» лишь портят грамотно составленное письмо. Подобные фразы способны указать лишь на ограниченность автора, его неспособность к творчеству. Однако не стоит прибегать к излишней напористости. Такой подход нередко принимают за излишнюю наглость и самонадеянность. Стоит дать заказчику возможность самому дать трезвую оценку предложению о сотрудничестве. Стоит отнестись к написанию письма со всем тщанием. Излишнее употребление частицы «не» указывает на неуверенность и сомнение, стоит избегать ее использования, заменяя утвердительными словами. Стоит перечитать текст несколько раз, по возможности разнообразить его синонимами.
  • Дополнения. Обычно к предложению дополнительно прилагается необходимая информация. Письмо не может включать все требуемые сведения, поэтому к нему прилагаются таблицы, графики, чертежи и прочее. Таких вложений может быть несколько. Стоит, однако, не переусердствовать с лишней информацией, есть возможность снизить интерес к основному предложению.
  • Доводы. Красиво нарисованное в предложении решение актуальных проблем может выглядеть неправдоподобно. Именно поэтому следует привести доводы и аргументы. Только при детальном объяснении техники решения существующих проблем клиент сможет поверить в осуществимость предложенного. В качестве дополнительных доводов можно использовать проекты, осуществленные ранее. Именно поэтому так важно иметь и пополнять портфолио, которое может содержать фотоотчеты, выполненные проекты, положительные отзывы и многое другое.
  • Сроки. Клиент должен быть точно уверен не только в осуществимости предложенного, он должен точно знать время, за которое будет осуществлено задуманное. Причем сроки должны быть обоснованными.

К сожалению, в большинстве отказов в предложениях о сотрудничестве виноваты сами составляющие. При написании необходимо не только учитывать все вышеперечисленное, но и удачно подгадать сроки, учесть настроение и еще множество факторов. Однако большинство работников предпочитают упорную атаку в течение долгого времени, которая не приводит ни к чему, кроме раздражения.

Материал подготовила Светлана Черных-Макарова


Больше по теме:

Выставка: как правильно представить свой бренд на стенде

Общение с клиентами: как разговаривать с посетителем, если «Вам помочь» не работает?

Алгоритм работы менеджера по продажам

Добавить комментарий

Charli FOX

Отраслевой сервис производителей и поставщиков товаров для охоты

Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
Генерация пароля